Personeelshandboek
Zelf de regie houden, met verantwoordelijkheid voor het eigen resultaat. Werken in jouw regio, in een hecht team waarbinnen je kunt investeren in jouw professionele toekomst. We vertellen je graag hoe we dat alles mogelijk maken.
We zijn blij dat je er bent!
Allereerst een hartelijk welkom bij REEF. Wij geloven in verbinding op de lange termijn. Daarom vinden we het belangrijk dat jij je thuis voelt en natuurlijk lang bij ons blijft.
In de eerste periode zal er heel wat op je af komen, veel nieuwe indrukken en nieuwe informatie. Met dit REEF-personeelshandboek geven we je een inzicht over wat jij van ons kan verwachten en wat wij van jou verwachten. Het personeelshandboek is opgebouwd in verschillende hoofdstukken zodat jij snel de juiste informatie kunt vinden. Hierdoor weet je precies wat jouw rechten en plichten zijn en welke regels en afspraken gelden voor iedereen bij REEF. In de hoofdstukken komen onder andere onderwerpen zoals arbeidsvoorwaarden, personeelsbeleid, verlof, verzuim, veiligheid, gedragsregels en privacy aan bod.
Als REEF-professional werk jij iedere dag aan het beste (project)resultaat; jouw prestaties zijn ons visitekaartje. Daarom investeren we graag in jouw kennis, vaardigheden en ervaring. In dit personeelshandboek lees je daarom ook hoe wij ontwikkeling en carrière management hebben ingericht.
Als je vragen hebt, aarzel dan niet om ze te stellen aan jouw leidinggevende, HR-adviseur of andere collega’s van REEF.
Namens al jouw collega’s veel succes en plezier gewenst bij REEF!
Met vriendelijke groet,
Chris Reef
Chris Reef
Waar je alles kunt vinden
Het personeelshandboek is een beknopt overzicht van alle rechten en plichten. Via het urenportaal (uren.REEF.nl) heb je toegang tot verschillende documenten en het HR-kompas, waar meer uitgebreide informatie terug te vinden is over beleid, begeleiding en faciliteiten. Denk daarbij aan de REEF- functieprofielen, het salarishuis, pensioen, ontwikkeling, verlof, verzuim, verzekeringen e.d.
1. Meer over REEF
REEF is gestart in 1998, toen Chris Reef besloot voor zichzelf te beginnen. Vanuit de gedachte dat bedrijven de beste ondersteuning kunnen krijgen wanneer gewerkt wordt vanuit een projectmatige gedachte: inventariseren, evalueren en opleveren. Met omkaderde projecten én een resultaatsverplichting worden al ruim 20 jaar organisaties geholpen met het bereiken van hun doelen. Inmiddels doet REEF dat vanuit 10 specialisaties, met korte en lange projecten maar ook door adviestrajecten. Wij werken vanuit vijf kernwaarden: Professioneel: We vertalen alles door naar toegevoegde waarde voor de ander. Samenwerkend: Wij verbinden en brengen mensen samen. Eigenwijs: Wij stellen kritische vragen die leiden tot diepgang. Ondernemend: Wij beheersen de situatie en handelen daarnaar. Trots: Wij hebben plezier in ons werk en we vieren onze successen.
Tot slot is het delen van kennis een overkoepelende kernwaarde bij REEF. We gaan voor een win-win-win-situatie. Jij vergaart als specialist meer expertise, de opdrachtgever profiteert van snellere resultaten waardoor REEF nog beter in staat is de dienstverlening uit te voeren.
2. Onboarding
Er komt veel kijken bij een nieuwe baan. In de eerste maanden zorgt REEF er daarom voor dat je alle benodigde informatie krijgt. Al voordat je start ontvang je een startersmap, waarin naast dit personeelshandboek alle belangrijke informatie staat. Wij hebben natuurlijk de benodigde systemen -en werkwijzen waarmee je aan de slag gaat, in de startersmap leggen we uit hoe het allemaal werkt. Wel zo handig!
REEF-deelt-kennismaking
In de eerste maand ontvang je een uitnodiging voor onze REEF-deelt-kennismaking op het hoofdkantoor. We vinden het belangrijk dat je hierbij aanwezig bent, zo leer je direct je collega’s kennen en voorzien wij jou van essentiële informatie over jouw tijd bij REEF.
De eerste maand
Tijdens de eerste maand leer je zowel REEF, en als specialist natuurlijk de opdrachtgever kennen. Intensief contact is in deze periode de sleutel tot succes. Jouw leidinggevende zal deze maand een aantal keer contact opnemen maar voel je vrij om bij vragen zelf aan de bel te trekken. Vaak plannen we aan het einde van deze maand, in sommige gevallen in combinatie met een einde proeftijdgesprek, een evaluatie op locatie. Tijdens dit gesprek bespreken we de voortgang van de eerste maand en hoe jij en de opdrachtgever het project ervaren.
Het 100 dagen gesprek
Iedere 6 tot 8 weken spreken jij als specialist, de opdrachtgever en jouw leidinggevende over het project. Zo houden jullie samen grip op het projectresultaat. Vaak is daar een één-op-één gesprek aan gekoppeld, waarover je meer leest bij de uitleg over persoonlijke ontwikkeling. Na de eerste 100 dagen komen jij en je leidinggevende opnieuw samen voor een 100 dagen gesprek waarin de eerste 3 maanden, je ontwikkeling en de toekomst centraal staan. Vervolgens kom je in een continue HR-gesprekscyclus waarin jij en jouw leidinggevende geregeld samenkomen.
3. Persoonlijke ontwikkeling
Jouw persoonlijke groei, vitaliteit én het delen van kennis zijn belangrijke pijlers binnen REEF. Deze geven we verder vorm in de HR-gesprekscyclus. Als specialist staat tijdens de projectevaluatiecyclus juist grip op het projectresultaat centraal. Deze twee cycli samen vormen de gespreksmomenten met je leidinggevende bij REEF. De verantwoordelijkheid rondom jouw persoonlijke ontwikkeling ligt zowel bij jou als bij REEF. Dit kan bijvoorbeeld betekenen dat jij een opleiding, training of cursus gaat volgen. Maar ook de intervisiesessies, sparren met ervaren collega’s of nieuwe projecten kunnen een bijdrage leveren aan jouw ontwikkeling. Bespreek jouw ontwikkelbehoefte met je leidinggevende. Tijdens een één-op-één gesprek, of bila zoals wij het noemen, bespreken jij en je leidinggevende hoe het met jou en je vitaliteit (werk, gezondheid, kennis, motivatie) gaat.
Meer weten?
De uitgebreide uitleg en werkwijze van de HR-gesprekscyclus staat op het urenportaal bij het HR-kompas. Voor de snelle lezers hebben we zelfs een HR-cyclus korte uitleg opgenomen, zo kun je snel van start met jouw ontwikkeling.
4. REEF-carrière-management
Het delen van kennis is van groot belang binnen REEF. Als specialist krijg je meerdere mogelijkheden om meer kennis te vergaren en kennis te delen:
-
REEF-deelt-kennisbijeenkomsten bieden jou de mogelijkheid om kennis en ervaring te delen en om nieuwe kennis op te doen. Deze bijeenkomsten worden een aantal keer per jaar georganiseerd op de High Tech Campus in Eindhoven.
-
REEF-online trainingen. De ca. 120 onlinetrainingen en Masterclasses van Goodhabitz voldoen in de eerste leerbehoeften. Deze onlinetrainingen zijn een basis voor de REEF-trainingen. Verder is de Goodscan een mooie mogelijkheid om jouw trainingsbehoefte te inventariseren. Bij start ontvang je automatisch inloggegevens van Goodhabitz.
-
REEF-trainingen op het kantoor in Eindhoven: trainingen op locatie. Deze trainingen kunnen vakinhoudelijk zijn, maar ook hard- en soft skills worden meegenomen. De actuele opleidingskalender wordt ieder half jaar per e-mail gecommuniceerd
-
REEF-intervisiesessies kunnen georganiseerd worden door het team, jouw collega’s of door jou. Leren van elkaar en situaties uit de praktijk staat hier centraal.
-
REEF-nieuwsbrieven. Zo houden we je op de hoogte van ontwikkeling binnen jouw vak.
Verder houden we je op de hoogte over ons beleid met de HR-nieuwbrief.
Opleidingen
Als je langer in dienst bent bij REEF en je gebruikt maakt van alle hierboven genoemde opties, kan het moment daar zijn dat je ook een externe training wilt doen. REEF biedt dan de mogelijkheid een opleiding, training of cursus te volgen. Dat doe je aan de hand van een studie aanvraagformulier, op te vragen bij je leidinggevende. De gemaakte afspraken rondom vergoeding in tijd, geld en overige kosten leg je vast in een studieovereenkomst.
5. Functie-indeling
Functie-huis
Het generieke functiehuis bestaat uit functieprofielen die zijn gerangschikt in functiegroepen en beschreven op verschillende niveaus (A, B, C en/of D). Je wordt bij aanvang van het dienstverband ingedeeld in een passende functie en ontvangt het bijbehorende functieprofiel in de startersmap. Een uitgebreide beschrijving is te vinden in de functiewijzer.
Functie profielen
Alle functieprofielen zijn generiek. Per generiek functieprofiel staat beschreven wat er van je verwacht wordt qua focus-, resultaatgebied en competenties. Dit betekent dat slechts op hoofdlijnen de taakgebieden van de functie worden beschreven. Ieder functieprofiel bevat zeven functie-specifieke competenties. Deze zijn ook terug te vinden op je persoonlijke HrmForce profiel. HrmForce biedt de mogelijkheid om jouw ontwikkel-pad vast te leggen of verschillende assessments af te nemen voor meer inzicht in sterke en -ontwikkelpunten.
6. Salaris en overige beloning
Het salarishuis van REEF bestaat uit zeven salarisschalen waarbij iedere schaal is gekoppeld aan één of meerdere generieke functies. In welke schaal je wordt ingedeeld kan van invloed zijn op je vaste en/of variabele beloning. Kijk voor meer inzicht op de salariswijzer in het HR-kompas.
Salaris en Relatieve Salaris Positie (RSP)
Bij REEF vinden we het belangrijk dat ontwikkeling en het opdoen van ervaring in de functie gepaard gaat met groei in de salaris. Daarom maken we gebruik van een RSP (Relatieve Salaris Positie). De RSP is het percentage waarmee de verhouding tussen jouw persoonlijke salaris en het maximumsalaris van de schaal (100%) wordt aangegeven. Het normsalaris per salarisschaal is aangeduid als 100%. Het minimum per salarisschaal is gesteld op 70% van het normsalaris. Onder bepaalde voorwaarden is het mogelijk om in aanmerking te komen voor een uitloopsalaris tot 110% of een toelage. In geval van een parttime dienstverband wordt het maximumsalaris naar rato berekend.
Uitbetaling
Het salaris wordt door REEF iedere periode uitbetaald. Dit salaris is gebaseerd op een periode van vier weken, dus 13 periodes per jaar. Jij bent dan ook verplicht om per periode een volledig en naar waarheid opgemaakte verantwoording van de gewerkte uren te geven aan REEF via het urenportaal. De opdrachtgever controleert deze urenstaat digitaal.
Salarisgroei
Aan het einde van ieder jaar vindt er een beoordeling plaats, mits je tenminste zes maanden gewerkt hebt bij REEF in één functie. Deze beoordeling is gebaseerd op de mate van prestatie, functie- en competentieontwikkeling.
Vakantietoeslag
Iedere collega van REEF heeft recht op een vakantietoeslag van 8%, dit wordt berekend aan de hand van jouw salaris. Het vakantiegeld wordt ieder jaar in periode zes uitbetaald.
Werk naar werk verkeer
Maak je ten behoeve van reizen voor jouw opdracht gebruik van eigen vervoer, dan ontvang je hiervoor de maximale toegestane fiscaal onbelastbare vergoeding. Reizen met het openbaar vervoer wordt in zijn geheel vergoed door een origineel vervoerbewijs te uploaden in het urenportaal. Een eventuele andere reiskostenvergoeding komt dan te vervallen.
Onkostenvergoeding
Onder bepaalde voorwaarden kun jij in aanmerking komen voor een (periodieke) onkostenvergoeding. Deze vergoeding wordt gebruikt voor onder andere parkeerkosten, werklunches en vakliteratuur. Vraag vooraf toestemming aan je leidinggevende, anders worden de onkosten niet vergoed.
7. Arbeidstijden, meerwerk en overwerk
Een fulltime dienstverband is bij REEF een arbeidsduur van 8 uur per dag en 40 uur per week. Bij een werkdag van minimaal 5,5 uur en maximaal 10 uur heb je recht op minimaal 30 minuten pauze. Werk je langer dan 10 uur per dag, dan is de pauze in ieder geval 45 minuten. Hoe de pauzes worden ingedeeld is afhankelijk van de afspraken met je leidinggevende of je opdrachtgever. Er wordt bij REEF niet gewerkt op onderstaande dagen, tenzij dit in bedrijfsbelang nodig is.
-
Zaterdag en zondag
-
De erkende nationale feestdagen: Nieuwjaarsdag, Eerste en Tweede Paasdag, Koningsdag, Bevrijdingsdag (alleen in het lustrumjaar), Hemelvaartsdag, Eerste en Tweede Pinksterdag en Eerste en Tweede Kerstdag.
Als je als specialist toch werkt op bovenstaande dagen, geldt de overwerkvergoeding. Wanneer een erkende feestdag op een werkdag valt heb je recht op een vrije dag. De afspraken met REEF zijn leidend. Het kan voorkomen dat de opdrachtgever een verplichte vrije dag heeft die bij REEF niet zo wordt gezien. In dat geval kun je vooraf in overleg met je leidinggevende van REEF afspraken maken over vervangend werk of het opnemen van een vakantiedag.
Meerwerk
Als je extra uren hebt gewerkt bovenop de afgesproken arbeidsduur, maar minder dan het fulltime dienstverband (40 uur), wordt dat aangemerkt als meerwerk. Meerwerk kan worden bijgeschreven als tijd voor tijd en op een later moment worden opgenomen.
Overwerk
Werk je meer dan het fulltime dienstverband (40 uur) dan is er sprake van overwerk. De vergoeding van overwerk wordt berekend na 41 uren per week en is gelijk aan het uurloon, plus het betreffende overwerkpercentage. Zorg ervoor dat je overwerk vooraf overeenkomt met je leidinggevende. Dat ziet er als volgt uit:
-
Overuren maandag t/m vrijdag één uur boven de 40 uur is 100%
-
Overuren maandag t/m vrijdag boven de 41 uur, vanaf 1,25 uur is 125%
-
Overuren zaterdag als de werkweek al boven de 40 uur is 150%
-
Overuren zondag als de werkweek al boven de 40 uur is 200%
Tussen projecten
Heb je als specialist geen opdracht bij een opdrachtgever en ben je dus “tussen projecten” dan werk jij je contracturen op het kantoor van REEF. Ondertussen zoekt jouw leidinggevende natuurlijk naar een nieuwe opdracht en maak je samen afspraken rondom de werkzaamheden die gedurende deze periode kunnen worden verricht. Als dit niet mogelijk is, kunnen jullie afspraken maken over het opnemen van vakantiedagen of onbetaald verlof.
8. Vakantie
Dat hebben we allemaal wel eens nodig, even opladen en ertussenuit. Voor een goede vitaliteit is het belangrijk dat je regelmatig vakantie opneemt. REEF behoudt het recht om jou hierop aan te spreken als je te weinig vakantie opneemt. Ieder jaar neem je in ieder geval twee aaneengesloten weken vakantie op. Bij REEF heb je recht op 200 vakantie-uren op jaarbasis (naar rato bij een parttime dienstverband). Deze uren zijn gebaseerd op 160 wettelijke vakantie-uren en 40 bovenwettelijke vakantie-uren. We wijken positief af van de wettelijke richtlijnen, daarom vervallen de wettelijke uren niet na anderhalf jaar maar na vijf jaar.
Opnemen vakantie
Het opnemen van vakantie-uren doe je in overleg met je leidinggevende. Je kunt niet meer uren opnemen dan zijn opgebouwd, tenzij anders afgesproken. Vakantie-uren kun je invullen op de urenportaal. Wanneer je meer vakantie-uren opneemt dan zijn opgebouwd, dan behoudt REEF zich het recht om de uren bij een eindafrekening te verrekenen met het salaris. Op het urenportaal vind je jouw actuele vakantiesaldo. Deze wordt vier-wekelijks geüpdatet. Wanneer je afscheid neemt van REEF dan kan REEF je verzoeken de resterende vakantie-uren op te nemen.
10 Vitaliteit en Verzuim
Jouw vitaliteit is essentieel voor ons. We investeren graag in de relatie met jou als onze collega, zodat we samen op lange termijn succesvol zijn. De dialoog tussen jou en je leidinggevende staat hier centraal. Samen bespreken jullie hoe jouw vitaliteit zich ontwikkelt en bekijken jullie wat jij nodig hebt om je vitaliteit op peil te houden. Daarnaast kunnen jullie voldoende tools vinden in het vitaliteitskompas op de urenportal en heeft REEF regelmatig een vitaliteitstraining op het hoofdkantoor. Tot slot bevatten de 120 trainingen van Goodhabitz voldoende aanbod op het gebied van vitaliteit en gezondheid. Tijdens het dienstverband kan er ondanks aandacht voor vitaliteit sprake zijn van verzuim. REEF heeft hiervoor een aantal regelingen en voorzieningen getroffen. De regelingen en uitgebreide toelichting Vitaliteit en verzuim vind je in het HR-kompas bij Vitaliteit en Verzuim. In het personeelshandboek benoemen we de belangrijkste onderdelen.
Ziek -en herstel melding
Een ziekmelding gebeurt telefonisch vóór 9.00 uur bij je leidinggevende en als specialist ook bij jouw opdrachtgever. Hetzelfde geldt voor een herstelmelding. Dus geen sms, whatsapp of e-mail. Als je ziek wordt tijdens werktijd, meld dit direct bij je leidinggevende. Bij de ziekmelding geef je de volgende informatie:
-
Vermoedelijke werkhervattingdatum, verpleegadres (indien van toepassing) én bereikbaarheid.
-
Of het verzuim te maken heeft met werk, een ongeval of een zwangerschap.
-
Zaken die voor de voortzetting van de werkzaamheden van belang kunnen zijn.
-
Of er taken zijn die jij eventueel (aangepast) wel kan doen.
-
Afspraken maken over telefonische contactmomenten met je leidinggevende.
Aan structureel te laat ziek- of hersteld melden kunnen gevolgen zijn verbonden zoals het aanmerken van een ziektedag als een vakantiedag of een officiële waarschuwing.
Wachtdagen
De eerste twee ziektedagen gelden als wachtdagen waarover geen salaris wordt betaald. Wettelijk zijn we verplicht om 70% van jouw salaris door te betalen vanaf de derde ziektedag, maar REEF kiest ervoor om jou volledig (100%) door te betalen. Wanneer je langer dan 1 jaar ziek bent, wordt het wel 70% van jouw salaris. Tijdens verzuim loopt de opbouw van alleen de wettelijke vakantie-uren door.
Arbodienst Coverz
De arbodienst van REEF is Coverz Consultancy te Eindhoven. Coverz Consultancy zal tijdens ziekte contact opnemen om de verzuimmelding en re-integratiemogelijkheden te bespreken. De contactgegevens van Coverz Consultancy zijn te vinden op het HR-kompas bij het onderdeel Arbobeleid en bereikbaar via het algemene nummer 040-2988730.
Re-integratie
In het kader van de Wet Verbetering Poortwachter zijn wij gezamenlijk verantwoordelijk voor de terugkeer naar werk. We hanteren daarom een verzuimbeleid – de regeling Vitaliteit en verzuim - terug te vinden in het HR-kompas van REEF. Zo krijg je inzicht in de verplichtingen en verantwoordelijkheden gedurende de periode van verzuim. Hierbij staat regelmatig contact tussen REEF en jou centraal.
Dit betekent dat jij tijdens de arbeidsongeschiktheid bereikbaar moet zijn voor de leidinggevende en de arbodienst en dat jij aanwezig bent op het afgesproken huis- of verpleegadres. Indien hiervan wordt afgeweken ben je verplicht je leidinggevende hierover te informeren. Ook ben je gedurende de arbeidsongeschiktheid beschikbaar voor controle van de arbodienst. Deze controle kan onaangekondigd plaatsvinden tijdens werkuren in de vorm van telefonisch contact of een huisbezoek van de arbodienst.
Verder stel je je binnen redelijke termijn onder medische behandeling van een arts en volgt de verstrekte voorschriften op. Daarnaast moet je gehoor geven aan een oproep, de adviezen opvolgen van de bedrijfsarts en meewerken aan een medisch onderzoek indien de bedrijfsarts dit noodzakelijk acht. Dit alles gericht op een snelle en effectieve re-integratie.
Het niet opvolgen van ziekmeldings- of controlevoorschriften of het geen gehoor geven aan de oproep van de bedrijfsarts wordt door REEF gezien als een overtreding en kan een middel tot zware sanctie opleveren. Daarnaast kunnen wij de kosten voor een gemiste afspraak bij de bedrijfsarts in rekening brengen.
Second opinion
Als je het niet eens bent met het oordeel van de bedrijfsarts rondom arbeidsongeschiktheid dan kun je een second opinion aanvragen bij een andere bedrijfsarts of een deskundigenoordeel van het UWV.
Arbeidsongeschiktheid en vakantie
Ben je arbeidsongeschikt maar wil je wel vakantie opnemen omdat je op vakantie gaat of vrij wil zijn van de re-integratie inspanningen dan vraag je dit in ieder geval twee weken voor de vakantie schriftelijk aan bij jouw leidinggevende. De vakantieaanvraag kan in verband met de re-integratieverplichtingen worden getoetst bij de bedrijfsarts. De vakantie-uren worden in mindering gebracht op jouw vakantiesaldo. Heb je geen vakantie aangevraagd maar ben je wel op vakantie geweest? Dan mogen wij deze vakantie-uren ook in mindering brengen.
Word je ziek tijdens je vakantie dan meld je dit direct telefonisch bij je leidinggevende. Hierbij wordt dezelfde informatie verstrekt als bij een reguliere ziekmelding. Bij terugkeer lever je een medische verklaring van een arts van jouw vakantiebestemming aan bij je leidinggevende. De bedrijfsarts beoordeelt deze verklaring in relatie tot de arbeidsongeschiktheid en ziekmelding.
9. Verlof
Er zijn verschillende situaties mogelijk waarbij het nodig is om verlof op te nemen. In dit hoofdstuk staan de belangrijkste algemene regelingen rondom werk en verlof centraal. Bij alle vormen van verlof is het belangrijk om altijd even te overleggen met je leidinggevende.
Onbetaald verlof
In de basis wordt geen onbetaald verlof verleend, tenzij geldende wet- of regelgeving anders bepaalt. Een uitzondering kan in overleg met je leidinggevende worden gemaakt.
Bijzonder verlof
In sommige gevallen heb je recht op bijzonder verlof. Het is niet toegestaan om bijzonder verlof uren te noteren in het urenportaal zonder overleg en toestemming. Bijzonder verlof kan van toepassing zijn bij de volgende gebeurtenissen en alleen in geval de gebeurtenis daadwerkelijk wordt bijgewoond:
-
Uitvaart van bloed- of aanverwanten 1e of 2e graad
-
Huwelijk van bloed- of aanverwanten 1e en 2e graad. Wanneer je als medewerker in het huwelijk treedt krijg je twee dagen bijzonder verlof. Bij geregistreerd partnerschap heb je recht op één dag verlof.
-
Wanneer een bezoek aan de huisarts, specialist of tandarts nodig is, gaan we ervan uit dat je dit buiten werktijd regelt, of dat je dit bezoek plant aan het begin of einde van de werkdag. Is dit niet mogelijk dan krijg je daarvoor de benodigde tijd vergoed met een maximum van twee uur bijzonder verlof per bezoek per dag.
-
Bij verhuizing naar een andere woning heb je recht op één dag bijzonder verlof. Deze dient in de verhuisperiode te worden opgenomen. Geef je ook meteen jouw nieuwe adres door aan onze HR-administratie?
Onder bloed- en aanverwanten verstaan we:
-
1e graad: echtgenoot, echtgenote, partner, ouder, schoon-, stief- en pleegouders, kind, pleeg-, stief- en aangehuwd kind.
-
2e graad: grootouder en grootouders van je partner, broer en zus, zwager en schoonzus. Heb jij te maken met een uitzonderlijke situatie of met een situatie met een vergelijkbare dierbare, bespreek dit altijd met je leidinggevende, zodat die met je mee kan denken.
Wettelijke verlof
Zwangerschap- en bevallingsverlof, adoptie- en pleegzorgverlof, (aanvullend) geboorteverlof, ouderschapsverlof, calamiteitenverlof (in geval van persoonlijke of onvoorziene omstandigheden), kort- en langdurend zorgverlof e.d. zijn wettelijk geregeld. REEF volgt deze wettelijke richtlijnen (rijksoverheid.nl). Voor vragen kun je contact opnemen met je leidinggevende of een van onze HR-adviseurs. Voor kort- en langdurend zorgverlof gelden de wettelijke richtlijnen. REEF kan je daarnaast verzoeken, naar de maatstaven van redelijkheid en billijkheid, het kortdurend zorgverlof te compenseren met bovenwettelijke vakantie-uren. Als het gaat om langdurend fulltime zorgverlof vraag je het zorgverlof altijd vooraf schriftelijk aan bij REEF na overleg met je leidinggevende. Op verzoek van REEF maak je de (sociale) relatie en noodzakelijkheid kenbaar.
11. Pensioen en verzekeringen
Alle collega’s van REEF (vanaf 21 jaar) bouwen automatisch pensioen op via REEF bij Zwitserleven en daarnaast zijn er verschillende verzekeringen beschikbaar waar jij je als medewerker bij kunt aansluiten. Je kunt ook vrijwillig extra bij sparen. Het partner- en wezenpensioen wordt door REEF verzekerd, indien jij een partner en/of kinderen hebt. Informatie over de pensioen opbouw binnen REEF is terug te vinden op het HR-kompas bij pensioen.
ANW-hiaat verzekering
Oftewel het nabestaanden overbruggingspensioen. REEF biedt de mogelijkheid om gedurende het dienstverband een ANW-hiaat verzekering af te sluiten. Het ANW-hiaat pensioen betaal je van je brutoloon zodat je hier belastingvoordeel uit kunt halen. Een toelichting is te vinden op het urenportaal, onder het kopje algemene documenten.
WGA-gat plus verzekering
Iedereen kan te maken krijgen met arbeidsongeschiktheid. Na twee jaar ziekte stopt de verplichte loondoorbetaling van REEF en kun je onder de WIA (Wet Werk en Inkomen) vallen. Vanaf dit moment kun je een WGA- of IVA-uitkering ontvangen. Maximaal twee jaar ontvang je een WGA loongerelateerde uitkering. Als de WGA-uitkering van toepassing is, kan een inkomensdaling plaatsvinden. Het financiële verschil tussen de WGA uitkering en het laatst verdiende salaris heet het WGA-gat. Dit inkomens-gat wordt door deze verzekering verkleind. Zowel jij als REEF dragen de kosten voor deze verzekering welke wordt ingehouden op het brutoloon onder de naam premie WIA verzekering.
WIA-excedent verzekering
Het UWV kent een maximum dagloon. Het deel van het inkomen boven de genoemde maximumgrens van €59.706 bruto per jaar wordt door een WIA- excedent aanvullend verzekerd waardoor je een vergoeding ontvangt tot maximaal 70%. Om vrijwillig deel te nemen aan de verzekering, meld je jezelf binnen twee maanden na indiensttreding aan. De kosten zijn volledig voor eigen rekening en staan op de loonstrook als WIA premie.
Ongevallenverzekering
REEF heeft een collectieve ongevallenverzekering bij SAA Verzekeringen afgesloten met een dekking van 24 uur per dag en zeven dagen per week. Als er na een ongeval sprake is van overlijden of blijvende invaliditeit, wordt er een bedrag uitgekeerd. De dekking geldt voor schade die is ontstaan als gevolg van de uitvoering van werk. Zowel materiële als immateriële schade is gedekt. Meldt wijzigingen in je persoonlijke situatie binnen vier weken.
12. Einde arbeidsovereenkomst
Wij zien graag dat je deel uitmaakt van onze organisatie, maar begrijpen ook dat onze wegen van elkaar kunnen scheiden. Het is dan natuurlijk wel belangrijk dat we op een goede manier afscheid van elkaar nemen.
Proeftijd en ontbinding
Je kunt de regels en procedures in het geval van een opzegging in de proeftijd of een ontbinding van de arbeidsovereenkomst terugvinden in titel 7.10 van het Burgerlijk Wetboek.
Eindafrekening
Aan het einde van jouw dienstverband wordt een eindafrekening opgemaakt. De eindafrekening kan alleen worden opgemaakt als je al jouw uren in het urenportaal hebt geschreven. We betalen de eindafrekening uit bij de volgende salarisbetaling na vier weken na de einddatum van jouw dienstverband. Eventueel openstaande bedragen zoals een studieschuld, negatief vakantiesaldo, worden verrekend bij de eindafrekening.
Teruggave zaken werkgever
Op verzoek van REEF ben je verplicht tot teruggave van alle documenten, correspondentie, programmatuur en/of andere bescheiden van REEF of zijn opdrachtgevers, inclusief alle daarvan gemaakte kopieën en aantekeningen.
(Intellectueel) Eigendom
Alle materialen, goederen, producten en informatie die aan jou door REEF ter beschikking zijn gesteld, blijven eigendom van REEF. Het is verboden deze voor privégebruik in te zetten. In geval van langere arbeidsongeschiktheid of (instemming) met einde dienstverband, dienen de bedrijfseigendommen te worden ingeleverd. Producten, software, ontwerpen, concepten of ideeën, die door jou worden gemaakt tijdens het dienstverband, al dan niet in opdracht van REEF of haar opdrachtgever, zijn en blijven eigendom van REEF en mogen door jou niet ten eigen voordeel en/of ten voordeel van derden worden aangewend.
11. Werkplek en Veiligheid
REEF vindt het belangrijk dat jij als medewerker een fijne werkplek hebt. Denk aan een goede werkhouding, binnentemperatuur, verlichting en bewegingsruimte. Werk je bij een opdrachtgever, dan volg je zoveel mogelijk de adviezen die daar gelden. Mocht er iets niet beschikbaar zijn bij jouw opdrachtgever dan kan je deze aanvragen bij je leidinggevende van REEF. Toelichting over een vitale werkhouding is te vinden op het HR-kompas bij Arbobeleid.
Persoonlijke Beschermingsmiddelen (PBM)
Indien jij voor de uitvoering van je werk arbeidsmiddelen nodig hebt, die niet ter beschikking worden gesteld door de opdrachtgever, kun jij in overleg met je leidinggevende deze middelen aanschaffen. Het bedrag voor het verschaffen van de arbeidsmiddelen worden door REEF vergoed. Denk aan; gehoorbescherming, helm, werkbril etc.
Werkschoenen
Werkschoenen voor uitoefening van de functie kunnen ook door jezelf worden aangeschaft, in overleg met je leidinggevende van REEF. De werkschoenen worden vergoed met een maximum van €100,- indien de werkschoenen als minimaal S3 gecertificeerd zijn.
Beeldschermbril
Regelmatig beeldschermwerk kan ervoor zorgen dat normale oog correctiemiddelen niet voldoende resultaten opleveren. In dit geval kan je een beeldschermbril aanvragen bij je leidinggevende. REEF vergoed een deel van de kosten bij de volgende voorwaarden:
-
De eigen verzekering vergoedt een beeldschermbril niet;
-
Er is niet meer dan 1 keer per jaar een beeldschermbril aangevraagd;
-
Uit onderzoek blijkt dat de normale oog correctiemiddelen onvoldoende effect hebben.
Wil je een beeldschermbril bestellen? Dan heb je eerst schriftelijk toestemming nodig van je leidinggevende. REEF vergoedt de glazen van een beeldschermbril met een maximum van €150,-. Het montuur wordt niet door REEF vergoed. Slechts eens in de twee jaar kom je in aanmerking voor een nieuwe beeldschermbril, tenzij de afwijking van de ogen tussentijds sterk verandert.
14. Gedragsregels
Zorgen voor een goede sfeer en samenwerking met collega’s, opdrachtgevers en andere relaties staat centraal bij een veilige en fijne werkomgeving. In dit hoofdstuk maken we de verwachtingen rondom gewenst en ongewenst gedrag duidelijk.
Ongewenst gedrag
We verwachten dat jij geen ongewenst gedrag laat zien. Hieronder wordt in ieder geval verstaan, discriminerend of agressief gedrag, onheuse bejegening of seksuele intimidatie.
Vertrouwenspersoon
Zie jij ongewenst gedrag of heb je vragen over gedrag wat je hebt gezien? Dan kun je dit melden bij jouw leidinggevende of vertrouwenspersonen: Kimberley de Groot en Loes van Engelen. Daarnaast heeft REEF ook een externe vertrouwenspersoon beschikbaar: Anita van Ostaden, bereikbaar op het algemene nummer van de arbodienst: 040-2988730. Wanneer wij een klacht ontvangen over ongewenst gedrag nemen wij dit erg serieus en gaan wij op zoek naar een oplossing of een passende sanctie.
Veiligheid op de werkplek
Veiligheid op de werkplek is belangrijk voor jezelf en anderen waarmee je samenwerkt. Volg ten alle tijden de voorschriften op van REEF of van de opdrachtgever. Het in gevaar brengen van anderen of jezelf door onveilig gedrag, het niet dragen van persoonlijke beschermmiddelen of het niet volgen van hygiëneregels kan leiden tot een lichte-, middel- of zware sanctie.
Medicijn-, alcohol-, en drugsgebruik
Alcohol- en drugsgebruik hebben een negatieve invloed op de werkprestaties en kunnen zorgen voor gevaarlijke situaties. Het is niet toegestaan alcohol of drugs te gebruiken tijdens het werk. Ook is het verboden om tijdens werktijd onder invloed te zijn van alcohol of drugs of dat het gebruik van deze middelen invloed heeft op het functioneren. Het gebruik van drugs of overmatig alcoholgebruik is tijdens evenementen gerelateerd aan werk niet toegestaan. Gebruik van medicijnen die invloed hebben op jouw dagelijkse functioneren dienen direct te worden gemeld bij je leidinggevende. Als ondanks deze regel tóch alcohol- of drugsgebruik wordt vermoed of vastgesteld zullen we direct stappen ondernemen. Een overtreding van het medicijn-, alcohol- of drugbeleid kan leiden tot een middel- of zware sanctie.
Negatieve uitlatingen over REEF
Onze onderscheidende positie in de markt is van groot belang voor onze bedrijfsvoering. Het is niet toegestaan om uitlatingen te doen of handelingen te verrichten die onze naam of reputatie zullen schaden. Dit betekent ook dat je op social media (zowel zakelijk als privé) geen berichten of beelden publiceert die nadelig kunnen zijn voor REEF. Bij een overtreding zal een lichte- en middelzware sanctie worden opgelegd.
Sanctiebeleid
REEF hecht waarde aan de naleving van de voorschriften die zijn opgesteld in dit personeelshandboek. Bij een overtreding zal REEF daarom een lichte-, middel- of zware sanctie in moeten zetten om een veilige en fijne werkomgeving te behouden. Een sanctie wordt per geval beoordeeld, waarbij rekening wordt gehouden met de ernst, vorige overtredingen en andere omstandigheden. REEF is vrij om per overtreding te bepalen welke sanctie wordt ingezet en is vrij om daadwerkelijke schade dan wel een aan de overtreding gekoppelde boete te verhalen. Voor overtredingen waarvoor een wettelijke sanctie geldt, kan deze door REEF ook worden ingezet.
-
Mogelijke lichte sancties zijn een mondelinge en/of schriftelijke waarschuwing.
-
Mogelijke middel- en zware sancties zijn het starten van een verbetertraject, het geven van een schriftelijke waarschuwing, het inhouden van een vakantiedag, schorsen of non- actiefstelling, loonopschorting of loon stopzetten en ontslag op staande voet indien de overtreding hiervoor een dringende reden geeft.
-
Andere zware sancties zijn ontslag op staande voet indien de overtreding hiervoor een dringende reden geeft en beëindiging van de arbeidsovereenkomst middels een verzoekschriftprocedure bij de kantonrechter.
In geval van overtreding van de artikelen die zijn opgenomen in het arbeidscontract, zoals geheimhouding en integriteit en nevenwerkzaamheden, volgt een middel- of zware sanctie.
15. Privacy beleid
Om een goede uitvoering te kunnen geven aan de arbeidsovereenkomst verwerkt REEF gegevens van jou. Dit gaat bijvoorbeeld om gegevens van personen waarmee wij contact op kunnen nemen in geval van een noodsituatie en bijvoorbeeld de naam van je partner en je kinderen. In ons privacy beleid is te vinden welke gegevens wij op basis waarvan verwerken, en hoe jij een beroep kan doen op bepaalde rechten, zoals verwijdering of wijziging. Belangrijk is dat je eventuele wijzigingen in jouw persoonsgegevens altijd direct doorgeeft aan onze HR-afdeling, zodat wij deze kunnen aanpassen.
Persoonsgegevens tijdens uitvoering werkzaamheden
Tijdens de uitvoering van jouw functie kom je ook in aanraking met persoonsgegevens. Het is belangrijk dat je hier op de juiste manier mee omgaat. Dit houdt in ieder geval in dat je alleen gegevens verwerkt met toestemming of op basis van een andere grondslag zoals een overeenkomst, en dat je alleen toegang hebt tot gegevens die je nodig hebt voor de uitvoering van jouw functie. Heb je het vermoeden dat een persoon in strijd met deze regels handelt? Laat het dan weten aan jouw leidinggevende, REEF loopt een groot risico bij foutieve gegevensverwerking.
16. Slotbepaling
Dit personeelshandboek is bindend voor alle werknemers in dienst bij REEF. De gedragsregels gelden ook voor stagiaires en ZZP-ers. REEF heeft het recht de in deze regeling opgenomen bepalingen en regelingen waarnaar wordt verwezen eenzijdig te wijzigen.