Autoregeling
Als REEF-professional werk jij iedere dag aan het beste projectresultaat. Dan wil je efficiënt om kunnen gaan met de benodigde reistijd van-, naar- en tijdens je opdracht. Wij hebben ook op het vlak van mobiliteit de faciliteiten ingericht die jou in staat stellen om optimaal te presteren, binnen de kaders van het project.
Voorwoord
In het REEF-personeelshandboek vind je een nadere toelichting op het arbeidsvoorwaarden- en personeelsbeleid. Onderdeel van dit beleid is dat REEF, als goed werkgever, jou op diverse manieren wil faciliteren ten behoeve van een succesvol resultaat van het het project. Eén van de faciliteiten die wij bieden is het ter beschikking stellen van een auto aan de werknemer.
In de situatie dat je een auto ter beschikking krijgt gesteld wordt een gebruikersovereenkomst opgesteld en is de REEF-autoregeling van toepassing. Met de gebruikersovereenkomst creëren we maatwerk voor de afspraken die gelden tussen jou en REEF. In de hiernavolgende autoregeling zijn de algemene rechten en plichten van werknemer en werkgever beschreven.
Indien er vragen zijn, dan kun je terecht bij je leidinggevende of de wagenparkbeheerder van REEF die je graag nader informeren.
Met vriendelijke groet,
Chris Reef
1. Inleiding
Deze autoregeling regelt de nadere afspraken tussen werkgever en werknemers die in aanmerking komen voor een auto van de zaak ofwel auto. Het verstrekken van het gebruiksrecht voor deze auto is volgens de condities zoals deze zijn vastgelegd in dit reglement. De auto wordt voor zakelijk gebruik ter beschikking gesteld. Bij toestemming van de werkgever kan deze ook voor privédoeleinden worden gebruikt. De autoregeling van REEF is onlosmakelijk met de gebruikersovereenkomst verbonden en wordt als bijlage gevoegd bij de gebruikersovereenkomst.
De werkgever behoudt te allen tijde het recht om de autokeuze en de keuze van de fabrieksopties en/of accessoires door de werknemer te weigeren. Uitgangspunten hierbij zijn: functionaliteit, representativiteit en zakelijkheid. De werknemer is gebonden aan de door werkgever gekozen leasemaatschappij en heeft dus geen eigen keuzemogelijkheden van de leasemaatschappij.
In situaties waarin deze autoregeling niet voorziet, beslist de werkgever bij schriftelijke mededeling.
De werkgever behoudt zich het recht voor bepalingen van deze regeling geheel of gedeeltelijk eenzijdig te wijzigen, indien wijzigingen van relevante wetgeving c.q. regelgeving dan wel om bedrijfseconomische redenen dit noodzakelijk maken. Hierbij zullen de normen van redelijkheid en billijkheid in acht worden genomen.
2. Definities
Werkgever: REEF
Werknemer: Iedere persoon die een arbeidsovereenkomst heeft gesloten met de werkgever. Daar waar werknemer(s) wordt genoemd, wordt ook werkneemster(s) bedoeld. Waar hij/zijn staat wordt ook zij/haar bedoeld.
Auto: Hiermee bedoelende leaseauto, shortleaseauto en voorloopauto.
Opties: Toevoegingen aan de auto die in de fabriek zijn aangebracht (bijv. metallic lak).
Accessoires: Toevoegingen aan de auto die door de dealer zijn aangebracht (bijv. trekhaak).
2.1 Samenwerking met leasemaatschappij
De door de werkgever aan medewerkers ter beschikking gestelde auto’s worden geleased. De leasemaatschappij, die eigenaar van de auto is, draagt zorg voor het beheer van de auto’s.
2.2 Organisatie en bevoegdheden
De werkgever is eindverantwoordelijk voor de inzet van auto’s. De voorbereiding en uitvoering van het wagenparkbeleid is gedelegeerd aan de wagenparkbeheerder van REEF. Verantwoordelijk voor de juiste uitvoering en interpretatie van de autoregeling is de wagenparkbeheerder van REEF. In alle gevallen waarin deze regeling niet voorziet, beslist de werkgever in overleg met de wagenparkbeheerder van REEF.
3. Ter beschikking stellen van de auto
De werknemer heeft een auto ter beschikking gekregen van de werkgever. De gebruikersovereenkomst en de REEF-autoregeling zijn hierop van toepassing. In dit hoofdstuk zijn een aantal algemene criteria rondom het ter beschikking stellen van de auto nader beschreven.
3.1 Toekenningscriteria
Voor de uitoefening van de functie en/of het project kan een werknemer in aanmerking komen voor een auto op basis van één of meerdere van de volgende criteria:
-
Een functie en/of project gerelateerde grondslag;
-
Het aantal te rijden zakelijke kilometers op jaarbasis;
-
Voorwaarden van opdrachtgevers van REEF;
-
Een andere door de werkgever nader te benoemen reden.
De werkgever behoudt zich het recht voor om de definitieve keuze te maken rondom het ter beschikking te stellen van een auto aan de werknemer.
4. Autokeuze
4.1 Merk en uitvoering van de auto
De werkgever beslist welke auto (merk en type) aan de werknemer ter beschikking wordt gesteld. De keuze voor een auto is op basis van beschikbaarheid en aanbod bij de leasemaatschappij. Van belang hierbij zijn de functie van de werknemer en het verwachte kilometrage. Daarnaast wordt rekening gehouden met de functionaliteit en de representativiteit voor de werkgever. Dit houdt onder andere in dat de werkgever bepaalt of de werknemer een nieuwe dan wel reeds beschikbare auto ter beschikking krijgt gesteld.
De werknemer heeft de mogelijkheid om zijn voorkeur uit te spreken rondom bijvoorbeeld het merk of uitvoering van de auto. Indien mogelijk wordt hiermee rekening gehouden binnen de geldende normleaseprijs.
De werkgever behoudt zich het recht voor een bepaalde keuze voor een bepaald merk, type of uitvoering auto, af te wijzen, ook valt de keuze binnen de toegestane criteria en categorieën.
4.2 Brandstofkeuze
De keuze voor de soort brandstof wordt bepaald door de werkgever. De werknemer mag een voorstel doen, dit ter beoordeling aan de werkgever.
4.3 Opties en accessoires
Het is niet toegestaan op eigen initiatief accessoires, zonder voorafgaande toestemming van de werkgever en de leasemaatschappij aan te brengen op de auto.
Het aanbrengen van opties en accessoires, die eigendom zijn van de werknemer, is voor rekening van de werknemer. Uitzondering is indien de accessoires uit overheidswege verplicht worden gesteld. Het aanbrengen van de accessoires en opties dient door een erkend installateur of autodealer te gebeuren, in overleg met de leasemaatschappij.
Opties en accessoires aangebracht na aflevering kunnen een verhoging van de eigen bijdrage tot gevolg hebben.
De niet in het leasecontract opgenomen opties en accessoires zijn niet meeverzekerd en komen bij teruggave van de auto te vervallen. Onderhoud of reparatie van de opties en accessoires voor eigen rekening zijn aangeschaft komen te allen tijde voor rekening van de medeweker.
Bij verkoop, total loss, etc heeft de werknemer geen recht op vergoeding, indien de opties en accessoires niet kunnen of mogen worden verwijderd. Na afloop van de contractduur van de auto mogen de accessoires worden verwijderd, mits de auto daardoor niet zichtbaar en onzichtbaar wordt beschadigd of ingrijpend veranderd. Kosten voortvloeiend hieruit zijn voor rekening van de werknemer. De kosten voor verwijdering van de accessoires en optie zijn voor rekening van de werknemer. De leasemaatschappij en/of de werkgever is nimmer gehouden tot enige vergoeding om welke reden dan ook, voor het niet verwijderen opties en accessoires.
4.4 Winterbanden/all-season banden
Afhankelijke van de keuze van de leasemaatschappij, wordt de auto geleverd met winterbanden of all-season banden.
De volgende instructies dient de werknemer op te volgen bij winterbanden:
-
Vervanging van alle banden bij de aangewezen bandenleverancier in overleg met de leasemaatschappij;
-
Tijdig omwisselen van winter naar zomerbanden en omgekeerd.
4.5 Aflevering van de auto
Bij de aflevering van de auto ondertekent de werknemer het afleveringsformulier van de leasemaatschappij. Hierop staan onder andere vermeld, datum van aflevering, kenteken, merk en type van de auto, kilometerstand bij aflevering en eventuele schades. Dit betekent dat de werknemer controleert of de auto schadevrij is. Indien er sprake is van schades noteert de werknemer deze duidelijk op het afleveringsformulier.
5. Gebruik van de auto
Een auto wordt aan een medewerker ter beschikking gesteld voor het uitoefenen van zijn functie of als emolument. Ten behoeve van de functievervulling zal de werknemer in beginsel uitsluitend van deze auto gebruik maken.
Gedurende de periode dat de werknemer de beschikking heeft over de auto zijn een aantal zaken van belang. Hierbij valt te denken aan het wel of niet gebruiken van de auto voor privédoeleinden. Maar bijvoorbeeld ook de rechten en plichten die van de werknemer, als goed huisvader van de auto, worden verwacht. Vandaar dat enkele relevante aspecten hieronder nader zijn beschreven.
5.1 Algemeen gebruik
5.1.1 Goed huisvader
De werknemer is verplicht de auto deskundig en zorgvuldig te gebruiken in overeenstemming met de overheidsvoorschriften en de hem gegeven handleiding van de auto en richtlijnen van de leasemaatschappij. De werknemer zal de door de werkgever en de leasemaatschappij te geven instructies opvolgen.
Bovendien is het niet toegestaan de auto te vervreemden, te belenen, te verpanden, te verhuren, in onderhuur te geven of personen en/of goederen tegen betaling te vervoeren.
Indien de werknemer geen goed huisvader is (bijv. na inbeslagname), komen de daaruit voortvloeiende kosten voor rekening van de werknemer.
Het gebruik van de auto is toegestaan op openbare en particuliere wegen, doch niet op zogenaamde “circuits” zoals bijv. dat te Zandvoort. Verder mag de auto niet gebruikt worden voor snelheidsritten, rally’s en prestatieritten of voor lesdoeleinden tenzij de werkgever daar toestemming voor geeft.
5.1.2 Gebruik van de auto door derden
Het is toegestaan de auto te laten besturen door de partner, inwonende gezinsleden of collega's van werknemer zolang deze personen in het bezit zijn van een geldig Nederlands (of Europees erkend) rijbewijs.
5.1.3 Informatieplicht werkgever
De werknemer moet de werkgever te allen tijde in staat stellen de auto te inspecteren. Bovendien dient de werknemer de werkgever onmiddellijk, of in ieder geval binnen 24 uur, te informeren indien beslag op de auto wordt gelegd, indien derden maatregelen tegen de auto treffen of deze uit het bezit van de werknemer raakt of dreigt te raken. Dit laat onverminderd de verplichting van de werknemer om zelf voorzieningen te treffen.
De werknemer dient onverwijld mede te delen wanneer hem de rijbevoegdheid, al dan niet tijdelijk, is ontzegd en wanneer er sprake is van verlies van de kentekencard (voorheen het kentekenbewijs). De werknemer dient de door de werkgever te geven instructies hierbij op te volgen.
5.1.4 Onderhoud
De medewerker zal de auto in goede staat houden overeenkomstig de handleiding van de auto en de richtlijnen van de leasemaatschappij. Ten aanzien van onderhoud gelden de volgende regels:
-
De auto dient onderhouden te worden volgens het onderhoudsschema dat van kracht is. Dit schema is door de importeur of fabrikant voorgeschreven en is bij de leasemaatschappij bekend.
-
Onderhouds- en reparatiewerkzaamheden mogen alleen volgens de importeursbepalingen en de richtlijnen van de leasemaatschappij bij een officiële vertegenwoordiging van het betreffende automerk worden uitgevoerd.
-
De medewerker verplicht zich in geval van reparatie en onderhoud aan de auto dit door een door de leasemaatschappij bepaalde specialist te laten uitvoeren.
De werknemer is verplicht:
-
De werkgever in staat te stellen controle uit te oefenen op de staat waarin de auto zich bevindt.
-
De voorgeschreven periodieke onderhoudsbeurten tijdig te laten uitvoeren in overleg met de werkgever.
-
Eventuele reparaties tijdig te laten uitvoeren, waardoor grote schade en/of reparaties kunnen worden vermeden.
5.2 Vervangend vervoer
De werknemer zal zoveel mogelijk de onderhoudsbeurten van de auto zodanig regelen, dat er geen vervangende auto nodig is. Op eigen initiatief zal de werknemer het vervoer naar het werk en de garage organiseren zonder onnodig tijdverlies. De werkgever is gerechtigd de kosten van vervangend vervoer door te belasten aan werknemer, wanneer er sprake is van overmatig of onterecht gebruik.
Als de auto buiten gebruik is door schade of door onderhoud, waardoor er vervangend vervoer voor meer dan 1 dag nodig is, zorgt de leasemaatschappij voor vervangend vervoer en zijn de kosten voor vervangend vervoer aldus niet voor medewerker maar voor rekening van de leasemaatschappij of werkgever.
De leasemaatschappij bepaalt het merk en het type van de vervangende auto. In principe wordt er een vergelijkbare auto ingezet. De vervangende auto zal maximaal 1 klasse lager zijn dan de huidige auto. De werkgever behoudt zich het recht voor om een vrijgekomen auto of een "pool" auto toe te wijzen als tijdelijke auto.
Zodra de auto na reparatie weer ter beschikking van de medewerker staat, dient de vervangende auto direct te worden ingeleverd. De werkgever is gerechtigd de kosten van vervangend vervoer aan medewerker door te belasten, wanneer er sprake is van overmatig of onterecht gebruik.
5.3 Onderhoud en reparaties in het buitenland
Voor onderhoud en reparaties in het buitenland, dient vóóraf goedkeuring door de afdeling onderhoud van de leasemaatschappij te worden gegeven. Indien medewerker eventueel de kosten voor reparatie en onderhoud in het buitenland moet betalen, dient de rekening op naam van de leasemaatschappij gesteld te worden.
Medewerker vult, bij terugkeer in Nederland, het declaratieformulier in en stuurt dit formulier getekend door de wagenparkbeheerder van de werkgever met de originele nota naar de leasemaatschappij.
5.4 Permanente vervanging
De leasemaatschappij is te allen tijde gerechtigd voor de verdere duur van de overeenkomst een vervangende auto in te zetten van een vergelijkbare klasse. Zij kan hiertoe besluiten indien bijvoorbeeld de kosten voor reparatie dusdanig hoog zijn dat voortzetten van de exploitatie van de auto niet meer verantwoord is.
5.5 Privédoeleinden
De werknemer kan er ook voor kiezen om de auto voor zowel zakelijke als privédoeleinden te gebruiken. Dit heeft als gevolg dat de werknemer elke salarisperiode een autobijtelling in rekening krijgt gebracht, waarover ook loonheffing wordt berekend. Overige (fiscale) gevolgen die voortvloeien uit de ter beschikkingstelling van de auto zijn voor rekening van de werknemer. In relatie tot het privégebruik van de auto zijn een aantal regels van toepassing.
5.5.1 Maximalisatie privékilometers
De werknemer zal alles in het werk stellen om op jaarbasis niet meer dan 15.000 privé-kilometers te rijden. Indien dit jaarkilometrage overschreden wordt, of zal worden, zal de werknemer de werkgever hierover tijdig informeren en hiervoor toestemming vragen. De extra kosten kunnen door de werkgever op de werknemer verhaald worden.
5.5.2 Privéreizen naar buitenland
Privéreizen naar het buitenland zijn toegestaan. Indien de werknemer gedurende de vakantieperiode (langer dan drie weken aaneengesloten) geen gebruik maakt van de auto, kan de werkgever ervoor kiezen om in overleg met de werknemer de auto in te zetten voor andere werknemers van organisatie. De fiscale bijtelling volgens artikel 6.1 wordt tijdens deze periode stopgezet. Zodra de werknemer de auto weer ter beschikking gesteld krijgt, wordt deze fiscale bijtelling weer toegepast.
5.6 Brandstofpas
5.6.1 Brandstofkosten
Voor het tanken van brandstof ontvangt de werknemer een brandstofpas. De werknemer zal daarvan naar behoren gebruik maken. De brandstofpas is uitsluitend te gebruiken voor het afrekenen van brandstof, ruitenwisservloeistof en motorolie. De wagenparkbeheerder van REEF stuurt een individuele tankpas en separaat de pincode. Gebruik van de tankpas met opgave van de kilometerstanden is verplicht.
Conform de verplichting door de Belastingdienst, dient de medewerker altijd de kilometerstand in te voeren bij het tanken (wordt automatisch gevraagd bij de betaling met de tankpas). Bij het niet opgeven van de kilometerstand, zal de werkgever een sanctie-bedrag moeten inhouden van € 50,- netto bij de medewerker.
In voorkomende gevallen dat geen gebruik kan worden gemaakt van deze brandstofpas, kunnen de brandstofkosten worden gedeclareerd bij de werkgever.
De medewerker mag de tankpas uitsluitend gebruiken voor de auto die geleased is dan wel voor de door de leasemaatschappij toegekende vervangende auto. Eventuele kosten als gevolg van onrechtmatig gebruik van de tankpas zijn voor rekening van de medewerker en wordt als fraude aangemerkt.
5.6.2 Verlies en/of oneigenlijk gebruik van brandstofpas
Bij vermissing of diefstal van de brandstofpas is de werknemer een bedrag van € 25,- aan de werkgever verschuldigd voor de nieuw aan te vragen pas. De werknemer dient de werkgever hierover zo spoedig mogelijk schriftelijk te informeren. Bij oneigenlijk gebruik, zulks ter beoordeling van de werkgever, zal de werkgever per individueel geval de consequenties bepalen.
5.6.3 Efficiënt brandstofgebruik
De medewerker is verantwoordelijk voor efficiënt brandstofgebruik. Op basis van de kilometerstanden controleert de leasemaatschappij het brandstofgebruik van de betreffende auto. Bovenmatig brandstofgebruik leidt tot extra kosten die op de medewerker verhaald kunnen worden. Als norm wordt het gemiddeld normverbruik gehanteerd. Als gemiddeld brandstofverbruik geldt het gemiddelde daadwerkelijke praktijkverbruik van meer dezelfde auto's.
Vanuit economisch oogpunt wordt de werknemer geacht de goedkoopste brandstof te tanken bij het meest voordelige tankstation in de regio. Dit betekent dat het tanken langs de snelweg tot een minimum wordt beperkt.
Speciale brandstofsoorten zoals bijvoorbeeld Shell V-Power, BP Ultimate, Esso Energy Supreme of Totall Excellium mogen niet getankt worden. Indien deze brandstof toch getankt wordt, zullen de kosten worden doorbelast aan de werknemer.
6. Financiële consequenties
De volledige leasekosten van de auto zijn voor rekening van de werkgever. In relatie tot het zakelijk gebruik van de auto zijn er ook een aantal financiële consequenties voor de werknemer van toepassing. Deze zijn afhankelijk van het aantal kilometers die de werknemer op jaarbasis privé rijdt met de ter beschikking gestelde auto.
6.1 Fiscale bijtelling
Als de werknemer op kalenderjaarbasis meer dan 500 privé kilometers rijdt, wordt vanwege wettelijke bepalingen bij de werknemer periodiek via de salarisstrook een correctie vanwege privégebruik toegepast. Dit heet de fiscale bijtelling. Dit betekent dat op jaarbasis een percentage van de fiscale waarde van de auto bij het belastbare inkomen wordt opgeteld. De belastingdienst bepaald de hoogte van het percentage.
De financiële consequenties ten gevolge van de fiscale bijtelling komen voor rekening van de werknemer.
6.2 Verklaring geen privegebruik auto
Als de werknemer met de leaseauto op kalenderjaarbasis minder dan 500 kilometers privé rijdt, kan de werknemer van tevoren een 'Verklaring geen privégebruik auto' bij de belastingdienst op vragen. De werknemer is verplicht deze tijdig aan te vragen. De werkgever beschikt namelijk niet over deze bevoegdheid. Het betreffende aanvraagformulier is te downloaden op de website van de Belastingdienst.
Wanneer de werkgever niet beschikt over de verklaring is zij wettelijk verplicht de van toepassing zijnde autobijtelling in te houden op het salaris van de werknemer. Verder heeft de Belastingdienst, bij een onjuiste verklaring en/of onvolledige rittenadministratie, de mogelijkheid om een naheffing toe te passen. Dit kan met terugwerkende kracht, tot maximaal 5 jaar, en heeft betrekking op de verschuldigde loonbelasting/premie volksverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet. Tevens kan de naheffing worden verhoogd met de verschuldigde heffingsrente en eventuele boete.
Uiterlijk voor de 1e salarisbetaling verstrekt de werknemer een kopie van deze verklaring bij de werkgever. Deze verklaring heeft een looptijd van onbepaalde duur. Verder heeft de werknemer alleen per kalenderjaar, voor het begin van dat jaar, de mogelijkheid om te beslissen rondom het wel of niet privégebruik van de auto. Immers, de verplichte rittenadministratie kan niet achteraf worden opgesteld.
Indien de situatie van de werknemer wijzigt, dient de werknemer de Belastingdienst hierover te informeren. Te denken valt aan:
-
Wijziging kenteken van de ter beschikking gestelde auto
-
De werknemer rijdt meer dan 500 privé-kilometers met de auto
-
De werknemer heeft niet langer de auto tot zijn beschikking
De werknemer maakt hierbij gebruik van het formulier “wijziging of intrekking verklaring geen privégebruik” dat beschikbaar is op de website van de Belastingdienst. Hier staat tevens een volledige opsomming van situaties waarin een wijziging of intrekking van de verklaring nodig is. In geval van een nieuwe werkgever is bijvoorbeeld geen wijziging nodig.
De werknemer verstrekt een kopie van de wijziging/intrekking aan de werkgever. Uiteraard zal de werkgever tijdig worden geïnformeerd door de werknemer indien de verklaring zal worden ingetrokken.
Alle fiscale consequenties die volgen uit deelname aan deze regeling zijn volledig voor risico van de werknemer. Tevens is de werknemer verantwoordelijk voor een juiste naleving van de fiscale voorschriften.
6.3 Rittenadministratie
Als de werknemer een “Verklaring geen privégebruik auto” van de belastingdienst heeft en minder dan 500 kilometer op jaarbasis privé rijdt, dient de werknemer een sluitende rittenadministratie te voeren. Deze rittenadministratie, inclusief onderliggende bescheiden, is een wettelijke verplichting waaraan de werknemer moet voldoen. Hiermee controleert de Belastingdienst of de auto daadwerkelijk alleen voor zakelijk verkeer wordt gebruikt. Het betreft de bewijslast die de werknemer moet kunnen leveren dat per kalenderjaar niet meer dan 500 privé-kilometers met de auto worden gereden.
De werknemer houdt de sluitende rittenadministratie, die aan de gestelde voorwaarden voldoet, in eigen beheer. Het is niet nodig om deze rittenadministratie aan de werkgever te verstrekken. Echter, bij controle van de Belastingdienst zal de werknemer de administratie moeten kunnen overleggen. Zonder volledige bewijslast loopt de werknemer het risico op naheffing door de Belastingdienst.
De rittenadministratie dient te voldoen aan de volgende informatie:
-
Het merk van de auto
-
Het type van de auto
-
Het kenteken van de auto
-
De periode waarin de auto ter beschikking is gesteld
-
De ritgegevens, een rit is de enkele reisafstand tussen twee adressen
Vervolgens is het nodig om per rit de volgende details te benoemen:
-
De datum
-
De begin- en eindstand van de kilometerteller
-
Het adres van vertrek en het aankomstadres
-
De route die is gereden, als niet de meest gebruikelijke route is genomen
-
Of het een privérit of een zakelijke rit is
-
De privé-kilometers als tijdens dezelfde rit zakelijke én privékilometers zijn gereden
Verder is het nodig om onderliggende bescheiden te bewaren die dienen als bewijs van de informatie in de rittenadministratie. Hierbij valt te denken aan kantooragenda’s, orderbriefjes, garagenota’s en elektronische routeplanners. Ook deze informatie kan namelijk opgevraagd worden door de Belastingdienst. Het advies is om de rittenadministratie, inclusief onderliggende bescheiden, 5 jaar na afloop van het kalenderjaar, te bewaren.
Een voorbeeld van een rittenadministratie is beschikbaar bij de werkgever. Op de website van de Belastingdienst is nadere informatie te vinden over de verplichte rittenadministratie.
7. Kosten gebruik van de auto
Vanzelfsprekend brengt het gebruik van de auto diverse kosten met zich mee. Een aantal kosten hiervan zijn voor rekening van de werkgever. Maar ook de werknemer zal in sommige situaties de kosten betalen. Deze zaken worden in dit hoofdstuk behandeld.
7.1 Onderhoud
Alle kosten voor het onderhoud van de auto zijn voor rekening van de werkgever. Met uitzondering op reparaties waarvan de oorzaak te wijten is aan een onjuist gebruik van de auto door de werknemer.
7.2 kosten voor de werknemer
In beginsel zijn onderstaande kosten voor rekening van de werknemer:
-
Kosten die niet vallen onder normale onderhoudskosten;
-
Kosten wasstraat;
-
Kosten die niet vallen onder dekking van de verzekering;
-
Stallingsgelden, kosten buiten werktijd van/voor parkeren/bruggelden/pont/tunnel/tol, tanken buitenland, bergpas en vergelijkbare heffingen;
-
Boetes en bijbehorende administratiekosten, in zowel privé- en werktijd ontstaan, en kosten als gevolg van verkeersovertredingen, alsmede bekeuringen met betrekking tot APK keuringen, komen voor rekening van de medewerker. Ook de bedragen die de leasemaatschappij voldoet ter vermijding van strafrechtelijke en/of administratief rechtelijke vervolging komen voor rekening van medewerker;
-
Kosten in verband met verlies van kentekencard;
-
Vervanging van banden, hetgeen niet het gevolg is van normale slijtage, ter beoordeling door de leasemaatschappij;
-
Schade ontstaan door onvoorzichtig handelen, gebrek aan normale zorg of onderhoud, dan wel nalatigheid, zoals bijv. herstelkosten voor motorschade ontstaan door het doorrijden zonder motorolie of koelvloeistof, of tanken van verkeerde brandstof;
-
Schade aan de auto en/of het interieur als gevolg van nalatigheid en/of ondeskundig gebruik van de auto door de werknemer en waarvoor de werkgever aansprakelijk wordt gesteld;
-
Ontstane schades waarbij sprake is van overmatig alcohol en/of drugsgebruik door de berijder of andere strafbare handelingen, die niet door de verzekeringsmaatschappij worden gedekt;
-
Kosten voortvloeiend uit niet door de leasevoorwaarden gedekte hulp van de alarmcentrale (bijv. het openlaten maken van het portier omdat de autosleutels in de auto zijn achtergelaten, een leeggereden tank, etc.), tenzij vooraf hiervoor uitdrukkelijk door de leasemaatschappij toestemming is verleend;
-
Verwijtbaar hoge exploitatiekosten, in het bijzonder te zwaar beladen van de auto of het trekken van een aanhangwagen boven het toegestane gewicht van fabrikant;
-
Kosten als gevolg van verlies van documenten, tankpas, sleutels en andere verstrekte items of codes behorend bij de auto;
-
Alle kosten die ontstaan door het niet naleven van de handleiding van de auto, instructies van de leasemaatschappij of de autoregeling;
-
De kosten van eigen risico in geval van een door de werknemer zelf veroorzaakte schade;
-
Alle kosten als gevolg van niet behoorlijk gebruik en/of onderhoud van de auto door de werknemer waarvoor de werkgever aansprakelijk wordt gesteld. Beoordeling hiervan vindt plaats door de werkgever danwel onafhankelijk expertisebureau;
-
Alle kosten in verband met inbeslagname van de auto ten gevolge van een verkeersovertreding danwel misdrijf door de werknemer. De werknemer heeft gedurende de periode van inbeslagname geen recht op vervangend vervoer. Indien door de rechter de verbeurdverklaring van de auto wordt uitgesproken komen ook de hieruit voortvloeiende kosten en schade voor de werkgever ten laste van de werknemer;
-
Indien bij inlevering van de auto schade wordt geconstateerd die niet eerder bij de leasemaatschappij is gemeld, worden kosten die de leasemaatschappij de werkgever hiervoor in rekening brengt, aan medewerker doorbelast;
-
Kosten niet samenhangend met gebruik/onderhoud auto.
Medewerker machtigt de werkgever om alle kosten en bijdragen die de medewerker aan de werkgever in het kader van de auto verschuldigd is, door middel van een inhouding op het netto salaris te laten plaatsvinden op grond van de autoregeling en de gebruikersovereenkomst.
7.3 Schade
7.3.1 Melden van schade
Elke schade, dient binnen 24 uur na de gebeurtenis bij de leasemaatschappij gemeld te worden. Elke schade dient binnen 48 uur schriftelijk bevestigd te worden door middel van het daarvoor bestemde schadeformulier. Een kopie van het formulier dient eveneens naar de wagenparkbeheerder van de werkgever te worden gestuurd. De werknemer dient de door de leasemaatschappij gegeven instructies voor het herstel van de schade op te volgen.
Ook in de situatie dat bovengenoemd formulier niet van toepassing is, wordt de werknemer geacht schades schriftelijk te bevestigen aan de werkgever. Indien bij het inleveren van de auto sprake is van niet gemelde schades worden deze alsnog in rekening gebracht bij de werknemer.
Bij inbraak, parkeerschades waarvan de tegenpartij niet bekend is en een schade waarbij lichamelijk letsel is ontstaan en/of derden zijn betrokken, is de medewerker verplicht ervoor zorg te dragen dat een rechtsgeldig proces-verbaal wordt opgemaakt of dat zodanige maatregelen worden getroffen, dat de assuradeur uitkering van de schadepenningen niet kan weigeren.
Blijft de medewerker in gebreke met bovenstaande, dan kan de medewerker aansprakelijk worden gesteld voor de gehele schade, indien de verzekeringsmaatschappij op grond van deze handelwijze zou besluiten niet uit te betalen. Bij diefstal is privé-eigendom niet verzekerd.
7.3.2 Eigen risico bij schade
Er geldt een eigen risico per schadegeval indien de schade niet verhaalbaar is en de schade voor rekening komt van de werknemer. De hoogte van het eigen risico is op te vragen bij de Wagenparkbeheerder. Het eigen risico kan per leasemaatschappij verschillen. Voor bestuurders jonger dan 23 jaar kan een extra toeslag op het eigen risico van toepassing zijn. Dit kan per leasemaatschappij verschillen.
Er geldt een eveneens eigen risico voor ruitschade, die per leasemaatschappij kan verschillen. Deze wordt doorbelast aan de werknemer. De hoogte van het eigen risico is op te vragen bij de Wagenparkbeheerder. Herstel van een ruitschade dan wel vervanging van een ruit dient te worden uitgevoerd door een door de leasemaatschappij daartoe aangewezen reparateur.
Is de schade ontstaan tijdens het zakelijk dan wel het privégebruik van de auto het gevolg van opzet of bewuste roekeloosheid van de medewerker of daartoe gemachtigde berijder, dan is in afwijking van het hiervoor bepaalde de medewerker voor het geheel van die schade jegens de werkgever aansprakelijk.
Het eigen risico wordt doorbelast aan de werknemer. Inhouding hiervan vindt plaats via inhouding op het nettosalaris.
7.3.3 Verzekering
De verzekering van de leaseauto wordt door de leasemaatschappij verzorgd. De soort verzekeringen, dekking en verzekeringsvoorwaarden kunnen per leasemaatschappij verschillen. Zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van leasemaatschappij mag een auto niet buiten het gebied, waartoe de dekking van de verzekering is beperkt, worden gebracht.
De werknemer ontvangt bij de leaseauto een groene kaart of een kopie daarvan afhankelijk van de leasemaatschappij. Op deze kaart is de informatie van de leasemaatschappij, de verzekeringsmaatschappij en het dekkingsgebied/landen van de verzekering terug te vinden. Deze groene kaart dient de werknemer altijd bij zich te hebben bij het berijden van de leaseauto.
In het geval er een aanhangwagen wordt gekoppeld aan de auto is uitsluitend een WA-verzekering van toepassing. Het casco risico van de aanhangwagen is dus geheel voor rekening van medewerker. Tevens is een ongevallen- en inzittendenverzekering door de leasemaatschappij afgesloten.
Accessoires die door of namens de werknemer voor eigen rekening zijn aangebracht zonder dat dit gemeld is bij aanschaf zijn niet meeverzekerd.
Bij ondertekening van de gebruikersovereenkomst verklaart de medewerker zich bekend en akkoord met de verzekeringsvoorwaarden (deze liggen ter inzage bij de leasemaatschappij). Schade bij niet nakoming van het gestelde in dit artikel komt voor rekening van medewerker.
7.3.3.1 Dekking
De verzekering geeft geen dekking indien de gebeurtenis of het ongeval heeft plaatsgevonden, terwijl de feitelijke bestuurder onder zodanige invloed van alcoholhoudende drank of enig bedwelmend middel verkeerde, dat het besturen van het verzekerde object hem door de wet of overheid is of zou zijn verboden. De medewerker wordt volledig aansprakelijk gesteld voor alle schade.
Indien de medewerker de auto van de zaak buiten Europa wil gebruiken dient hij vooraf toestemming van de leasemaatschappij en werkgever te hebben verkregen.
Privé eigendommen die in de auto zijn achtergebleven zijn niet verzekerd tegen diefstal. Het is raadzaam kostbare zaken niet (zichtbaar) achter te laten in het auto. Bij gevallen waar u niet anders kunt handelen, adviseren wij die zaken in de kofferbak op te bergen en laptops, tablets ed. uit te schakelen.
7.3.3.2 Ontzegging rijbevoegdheid
De medewerker dient eveneens onverwijld aan de werkgever mee te delen wanneer hem de rijbevoegdheid, al dan niet tijdelijk, is ontzegd en wanneer er sprake is van verlies van het kentekenbewijs en/of groene kaart.
7.3.3.3 Lichamelijk letsel
Indien bij een schadegeval lichamelijk letsel is ontstaan en/of derden zijn betrokken, is de medewerker verplicht ervoor zorg te dragen dat door een rechtsgeldig proces verbaal is opgemaakt of zodanige maatregelen, als in de verzekeringsvoorwaarden vermeld, zijn getroffen dat de assuradeur op grond hiervan uitkering van de schadepenningen niet kan weigeren.
7.3.3.4 Diefstal
Bij diefstal van de auto, dient medewerker direct aangifte te doen bij de politie. Daarna meldt medewerker de diefstal bij de leasemaatschappij die hem verder zal helpen met vervangend vervoer.
Buiten kantooruren kan contact worden opgenomen met de verzekeraars hulpdienst die vermeld staat op de groene kaart. Zij zorgen voor verdere afwikkeling met betrekking tot vervangend vervoer. Bij diefstal in het buitenland dient zowel aangifte bij de politie in de plaats van diefstal als bij de politie in Nederland te geschieden.
8. Bijzondere omstandigheden
In bijzondere gevallen kan de werkgever, na overleg met de werknemer, de auto tijdelijk ter beschikking stellen aan een andere werknemer zonder dat de werkgever gehouden is de werknemer daarvoor compensatie te bieden. De fiscale bijtelling volgens artikel 6.1 wordt tijdens deze periode stopgezet. Zodra de werknemer de auto weer ter beschikking gesteld krijgt, wordt deze fiscale bijtelling weer toegepast.
8.1 ziekte en/of arbeidsongeschiktheid of zwangerschapsverlof
In beginsel is de werknemer verplicht om bij ziekte (langer dan 2 weken) of in geval van zwangerschapsverlof de auto ter beschikking te stellen aan de werkgever. Hierdoor kan de werkgever de auto elders binnen de organisatie inzetten. Na afloop van de periode zal de werkgever wederom een auto ter beschikking stellen aan de werknemer.
8.2 Schorsing
Bij op non-actiefstelling of schorsing van de werknemer is de werkgever bevoegd de auto per direct in te nemen zonder dat de werkgever gehouden is de werknemer daarvoor compensatie te bieden.
9. Einde ter beschikking stellen van de auto
Op het moment dat de werknemer geen gebruik meer maakt van de auto wordt deze ingeleverd bij de werkgever. Een aantal zaken zijn hierbij van belang en worden hieronder nader toegelicht.
9.1 redenen van beeindiging
De deelname aan deze autoregeling en gebruikersovereenkomst wordt beëindigd:
-
Bij beëindiging of ontbinding van de arbeidsovereenkomst van de werknemer;
-
Bij vrijstelling van werk;
-
Bij non-actiefstelling of schorsing van werknemer door de werkgever;
-
Wanneer de werknemer door een functie- en/of projectwijziging niet meer in aanmerking komt voor een auto;
-
Indien de werknemer de verplichtingen uit hoofde van de gebruikersovereenkomst niet, niet tijdig of niet behoorlijk nakomt, zulks ter beoordeling van de werkgever;
-
Voor een werknemer van wie het rijbewijs wordt ingetrokken;
-
Indien het contract eindigt volgens de gemaakte contractafspraken tussen de werkgever en de leasemaatschappij;
-
Total loss;
-
Diefstal van de auto, indien deze niet binnen een termijn van dertig dagen (afhankelijk van de polisvoorwaarden) wordt teruggevonden;
-
Bij ernstige technische mankementen (ter beoordeling van de leasemaatschappij);
-
Om andere gewichtige redenen naar het oordeel van de werkgever.
In de volgende gevallen wordt de gebruikersovereenkomst tussen de werkgever en de werknemer voortijdig beëindigd, waarbij er financiële gevolgen zijn voor de werknemer:
-
Bij beëindiging van de arbeidsovereenkomst op verzoek van de werknemer;
-
Bij voortijdige beëindiging van het leasecontract op initiatief van de werknemer, niet zijnde uitdiensttreding;
-
In geval van ontzegging van de rijbevoegdheid. Alle hieruit voortvloeiende kosten zijn voor rekening van de werknemer;
-
Indien de werknemer zijn verplichtingen uit deze overeenkomst niet behoorlijk of tijdig nakomt;
-
Als de arbeidsovereenkomst met de werknemer wegens een dringende reden (conform artikel BW 7:677 en 7:678 lid1) door de werkgever wordt beëindigd;
-
Als de werknemer op eigen verzoek de functie laat wijzigen en hierdoor niet meer in aanmerking komt voor een auto;
-
Als de verzekering van de auto eindigt door schuld van de werknemer, wordt de gebruikersovereenkomst beëindigd.
10. Hulpverlening
In het contract met de leasemaatschappij is hulpverlening opgenomen voor binnen- en buitenland. In geval van immobiliteit (pech, schade, diefstal of een poging daartoe) is de medewerker gegarandeerd van hulp voor wat betreft de auto. Om andere dan voorgenoemde risico’s af te dekken, dient er desgewenst door medewerker een verzekering voor bagage e.d. afgesloten te worden. Raadpleeg voor gedetailleerde informatie over de hulpverlening in de richtlijnen van de leasemaatschappij.
11. Inleveren van de auto
Bij beëindiging van de gebruikersovereenkomst levert de werknemer de auto in, inclusief de brandstofpas en alle bijbehorende bescheiden. De werknemer ondertekent hiervoor het inleverformulier waarbij onder andere de kilometerstand en opmerkingen rondom eventuele schades worden vermeld.
Bij inlevering dient de auto schoon te zijn volgens het innameprotocol van de leasemaatschappij. D.w.z. minimaal gewassen en van binnen gereinigd en volgetankt zijn. De auto moet direct inzetbaar zijn voor een andere berijder. Indien de werknemer in gebreke is, zijn de schoonmaakkosten voor rekening van de werknemer. Deze worden netto ingehouden op het salaris.
Bij het niet tijdig inleveren van de auto verbeurt de werknemer ten behoeve van de werkgever een onmiddellijk opeisbare boete van € 50,- voor iedere dag dat de werknemer in gebreke is, onverminderd het recht van de werkgever tot het eisen van een volledige schadevergoeding.
Werknemer dient de auto in te leveren op een door de leasemaatschappij vast te stellen inleveradres. Indien medewerker de in te leveren auto bij een dealer of op een ander adres achterlaat (na goedkeuring van de leasemaatschappij), is hij verantwoordelijk voor alle kosten die werkgever in rekening worden gebracht die te maken hebben met het kosten van tussentijdse schade of transport.
Indien bij of na inlevering sprake is van ontbrekende bescheiden, niet gemelde schades of andere nagekomen kosten, zijn deze voor rekening van de werknemer.
12. Doorbelasting kosten
Indien de werknemer zijn verplichtingen uit deze autoregeling niet behoorlijk of tijdig nakomt is het ter beoordeling aan de werkgever, in overleg met de leasemaatschappij, of de gebruikersovereenkomst beëindigd wordt en onder welke voorwaarden. Eventuele kosten die hieruit voortvloeien of andere financiële gevolgen zijn voor rekening van de werknemer.
13. Veiligheid
De werkgever hecht er veel waarde aan dat de medewerker veilig en bedrijfszeker het werk kan verrichten. Derhalve dient iedere auto (al dan niet standaard) uitgerust te zijn met:
-
Airconditioning (vanaf klasse B);
-
Bluetooth/Handsfree telefoneren (vanaf klasse B);
-
Navigatiesysteem (vanaf klasse B);
-
Winterbanden/All-seasonbanden.
Medewerker dient in verband met veiligheid het volgende regelmatig te (laten) controleren:
-
Verlichting;
-
Banden;
-
Vloeistoffen (zoals motorolie, koelwater en ruitensproeier);
-
Ruitenwissers en –bladen.
Het gebruik van autogordels door alle inzittenden is (wettelijk) verplicht. Het vervoeren van gevaarlijke en/of explosieve stoffen is niet toegestaan.
De werkgever acht alle berijders in staat de geldende verkeersregels te kennen én toe te passen. Deelneming aan het verkeer met meer dan de wettelijk toegestane hoeveelheid alcohol is niet toegestaan. Ook andere bedwelmende, opwekkende of soortgelijke middelen die van invloed zijn op het rijgedrag zijn om veiligheidsredenen niet toegestaan.
14. Beleid NIET roken
De medewerker zorgt voor het in goede, verzorgde staat houden van de auto, zowel in- als uitwendig. Daarbij wordt het NIET roken beleid toegepast. Indien blijkt bij onderhoud/reparatie of inlevering van de auto dat er toch is gerookt in de auto, worden de kosten van de schoonmaak doorbelast aan de medewerker.
15. Slotbepalingen
15.1 Toepasselijkheid
Deze REEF-autoregeling is bindend voor alle werknemers van de werkgever. Verder prevaleren de bepalingen in de gebruikersovereenkomst te allen tijde boven de bepalingen opgenomen in deze autoregeling.
15.2 Wijzigingen
Wijzigingen in de gebruikersovereenkomst die zich voordoen tijdens het dienstverband worden schriftelijk in tweevoud bevestigd, zonder dat hiervoor een nieuwe gebruikersovereenkomst wordt opgemaakt.
De werkgever heeft het recht de in deze regeling opgenomen voorwaarden, alsmede de bepalingen waarnaar wordt verwezen, eenzijdig te wijzigen.